ลิ้งค์ที่เกี่ยวข้อง http://www.google.com/intx/th/enterprise/apps/business/
สำหรับบทความนี้จะเป็นรีวิวเล็กๆเพียงบางส่วนเท่านั้น ของบริการข้างต้นของกูเกิล ซึ่งเป็นบริการที่ได้รวบรวมเครื่องมือที่จำเป็นสำหรับธุรกิจ หลายๆตัวเข้ามาไว้ด้วยกัน เช่น Gmail, ปฏิทิน, กูเกิลไดร์ฟสำหรับเก็บไฟล์, การประชุมผ่านวีดีโอ และอื่นๆ
ผู้เขียนได้ทดสอบทั้ง เวอร์ชั่นทดลองฟรี 30 วัน และแบบเสียเงินแล้ว (ค่าบริการ1อีเมล์ = 5USD ต่อเดือน) และพบปัญหาบางข้อที่ทำงานไม่สะดวกนิดหน่อย ก็ขอเขียนถึงไว้ตรงนี้ซักนิด เพื่อเป็นประโยชน์กับท่านที่สนใจ
การทดลองเลือกใช้บริการนี้ ก็เนื่องมาจาก ผู้เขียนได้โจทย์มาจากลูกค้า ซึ่งเป็นเว็บไซต์ขายสินค้า อีคอมเมิร์ซ มีสมาชิกลูกค้าประมาณหมื่นกว่าคน ปัญหาคือ การส่งอีเมล์ข่าวสาร ผ่านเซิฟเวอร์ขององค์กร สื่อสารกับสมาชิกลูกค้าได้บ้างไม่ได้บ้าง เป็นๆหายๆ ทางเซิฟเวอร์ที่เช่าก็ให้คำตอบไม่ได้ ย้ายเจ้าก็แล้วไม่สามารถแก้ปัญหาได้ เลยต้องการส่งข่าวสารถึงลูกค้าโดย เลือกใช้บริการ จากมืออาชีพ แยกออกไปจากตัวเว็บไซต์เลย เพื่อความชัวร์ว่าลูกค้าจะได้ข้อมูลข่าวสารทันเหตุการณ์ ก็เลยค้นหาเจอบริการที่ว่านี้
หลักๆผู้เขียนจะทดลองใช้บริการ Google Gmail For Work - Professional Business Email
สำหรับบริการตัวนี้คร่าวๆก็คือ ผู้ใช้สามารถเอาโดเมนของตัวเอง เช่น mydomain.com มาผูกกับ กูเกิลจีเมล์ ได้ (จะมีมากกว่า 1 โดเมน ก็ได้ ) โดยต้องมีการแก้ไข MX Record ในเซิฟเวอร์ของโดเมน เพื่อให้การ รับ-ส่งอีเมล์ มาใช้งานระบบ SMTP ของกูเกิลแทน ซึ่งดูแล้วมันน่าจะมีประสิทธิภาพมากกว่า ระบบอีเมล์ในเซิฟเวอร์ของผู้ใช้
ถ้าจะอธิบายให้เห็นภาพคร่าวๆก็คือ หากนำโดเมนมาผูกกันเป็นที่เรียบร้อยแล้ว
เช่น mydomain.com ผู้ใช้จะสามารถสร้างผู้ใช้อีเมล์รายย่อยๆได้เอง เช่น user1@mydomain.com , user2@mydomain.com เป็นต้น และในการเช็คหรือส่งอีเมล์ สามารถเข้าไปใช้งานได้ที่ gmail.com หรือใช้โปรแกรมอ่านเมล์อย่าง Mozilla Thunderbird
การใช้บริการนี้ประโยชน์ที่เห็นชัดๆก็คือ
1. จะได้ระบบรับส่งเมล์และ ระบบกรองพวกเมล์ขยะ หรือไวรัส ที่มีประสิทธิภาพดีกว่า
2. สามารถแชร์อีเมล์รายชื่อลูกค้าให้ อีเมล์อื่นๆภายใต้โดเมนของเรา ใช้งานได้
3. สามารถ เพิ่ม ลบ แก้ไข รายชื่ออีเมล์ รหัสผ่าน และ ค่าโปรไฟล์ ทุกอีเมล์ภายในองค์กรได้เอง
ผลจากการทดลองใช้ พบว่ามี 3 ข้อที่อาจจะไม่สะดวกดังนี้
ผู้เขียนศึกษาก่อนแล้วว่า กูเกิล มีลิมิต ในการส่งอีเมล์ต่อวัน และ โจทย์ที่ได้มาคือ จะต้องส่งข่าวสารถึงอีเมล์สมาชิกประมาณ หมื่นกว่ารายชื่อ
ทีนี้มาดูลิมิตการส่งกันครับ https://support.google.com/a/answer/166852?hl=th
หากตีความตามลิ้งค์ ก็จะสามารถส่ง ถึงผู้รับภายนอก
(ผู้รับภายนอกก็คืออีเมล์ที่ไม่ใช่ @mydomain.com ) ไม่เกิน 2,000 คนต่อวัน
1. ดังนั้นหากต้องการส่งอีเมล์ถึงสมาชิก 15,000 หมื่นห้าพันคน
ผ่านการเปิดเว็บจีเมล์ อาจจะไม่สะดวกนัก เพราะต้องเขียนทีละ 1 ฉบับ โดยเลือกส่งถึงผู้รับฉบับละ 500 คน (ทำได้โดยสร้างเป็น Group ละ 500 คน ในรายชื่อ Contact) ส่งได้วันละ 4 ครั้ง จะใช้เวลาทั้งหมด 8 วันถึงจะส่งครบ (ข้อนี้ไม่ซีเรียสเท่าไหร่ เพราะจีเมล์ก็บอกอยู่แล้วว่ามีบริการตัวที่เหมาะกว่านี้ อยู่ในคำแนะนำในลิ้งค์ ลิมิต ด้านบน)
2. จากข้อ 1. หากไม่ส่งผ่านเว็บจีเมล์ แต่ส่งผ่านโปรแกรมเมล์ อย่าง outlook, Thunderbird จะระบุอีเมล์ในช่องส่งถึงได้เพียง 99 รายชื่อ
3. การคลิกเลือกรายชื่อผู้รับ 500 คนลงในช่อง ส่งถึง ผ่าน บราวเซอร์ มีอาการอืดๆ แต่ทำได้ปกติ
4. การนำเข้า Import รายชื่ออีเมล์ลูกค้า มาใส่ใน รายชื่อผู้ติดต่อ ของจีเมล์ ไม่มีระบบกรองและตรวจสอบว่าอีเมล์เหล่านั้น ถูกต้องหรือไม่ เพราะหากว่าชื่ออีเมล์ พิมพ์ผิด การส่งทีละหลายๆคน จะเกิดปัญหาทันที คือ โปรแกรมจะแจ้งเตือนว่าส่งไม่ได้ ต้องมาไล่ลบ อีเมล์ที่สะกดไม่ถูก ทีละอัน
(เช่น sample@hotmail.om จะเห็นว่า .com เขียนผิด)
หากเรา ส่งถึง 500 คน แต่มีเมล์ผิด 10 อีเมล์ ก็ต้องมานั่งไล่ลบทั้ง 10 ครั้งก่อนถึงจะส่งได้
ข้อนี้ผู้เขียน แก้ไขโดยวิธี นำรายชื่ออีเมล์ ใส่ในโปรแกรม ThunderBird ก่อน แล้วหา Add-on ชื่อ ThunderPlunger มากรองชื่ออีเมล์ที่ผิดออก แล้วจึงค่อยไปใส่ในจีเมล์
สำหรับปัญหาทั้ง 4 ข้อข้างต้นไว้ผู้เขียนสรุปปัญหาได้แล้วก็จะมาเขียนต่อให้จบอีกทีครับ.
